Встречи и совещания в крупной металлургической компании
02 Октября 2024
Задача
Организовать защищенную коммуникацию сотрудников головной и дочерних организаций
Один из крупнейших российских производителей металлопродукции для ведущих энергетических, транспортных и промышленных компаний
Выпускает трубы различного назначения, железнодорожные колеса, листовой прокат, соединительные детали трубопроводов, трубопроводную арматуру, рессоры
В структуре холдинга:
- 55 органзий
- Заводы
- Вагоноремонтное депо
- 34 000 сотрудников, обеспечивающих сервис и продажи продукции в 30 регионах РФ
Ограничения и требования
Чтобы обеспечить взаимодействие распределенных сотрудников, организация использовала MS Teams. В 2022 году из-за невозможности оплаты за лицензии и общего тренда по импортозамещению, компании выбирала исключительно российского вендора. Технические и функциональные требования к поставщику были подкреплены многолетней практикой использования, из которых ключевые:
Технические требования:
- Безопасность
Генерация и хранение “чувствительных” данных в контуре организации - Интеграция
с существующей серверной инфраструктурой и ИТ системами - Оптимизация
Нагрузки при ресурсоемких процессах сети, каналов связи и серверов
Функциональные требования:
- Вариативность использования:
десктоп, веб, мессенджер и мобильное приложение - Постоянные комнаты
Виртуальные переговорные комнаты действующие 24/7 для обсуждения - Вебинары
Проведение массовых мероприятий до 5000 пользователей
Решение:
- Развернуть гибридное облако
- Обеспечить переход пользователей в новую платформу
- Запустить совещания и встречи На сервисе от компании АО «ВКУРСЕ»
Сроки внедрения:
Январь 2023
Платформа была развернута в течение 15 дней
Безопасность
Многосерверная установка предполагает отказоустойчивое размещение части лицензий в контуре заказчика. Проведены первые защищенные онлайн-коммуникации в групповых чатах и видео-встречах
Запуск проекта
Проведено обучение для администраторов системы и конечных пользователей для скорейшей адаптации по использованию нового инструмента коммуникации. Разработаны и предоставлены инструкции для пользователей и администраторов системы, краткие пользовательские видео по системе
Интеграция
- Настроена интеграция с внутренней системой учета Active Directory, в результате сотрудники получили доступ к личному кабинету с прежними реквизитами входа
- Настроена интеграция с почтовым сервисом компании, соответственно автоматические системные е-мейлы поступают пользователям с корпоративного е-мейл адреса
- Настроена телефония, благодаря чему пользователи могут совершать звонки в конференцию, используя свой мобильный или стационарный телефон
Качество видео
Индивидуально настроенные медиа профили системы для трансляции документов, видео от докладчика, демонстрации экрана и видеозаписи, позволили оптимально расходовать сетевые ресурсы каналов связи и файлового хранилища
Функциональные требования к платформе:
Доступ к платформе
- Десктоп клиент для установки на корпоративные компьютеры сотрудников для ежедневной работы и основной коммуникационный канал
- Мобильное приложение с функциональностью мессенджера, для мгновенной коммуникации и возможностью оперативно поделиться документом, а также принять участие в онлайн встрече, в случае если сотрудник не находится на рабочем месте
- Браузер (веб) клиент - для сотрудников, которые работают удаленно или являются приглашенными участниками встречи, соответственно получили ссылку для входа в мероприятие
Форматы мероприятий
- Постоянные переговорные комнаты в режиме видеосвязи, для обсуждения регулярных задач с определенной группой участников, среди которых могут быть внешние (незарегистрированные) пользователи
- Регулярные планируемые мероприятия в режиме вебинара, для проведения внешних маркетинговых активностей с партнерами и внутренних обученческих мероприятий для сотрудников
- Трансляции для проведения массовых мероприятий в рамках всей группы компаний, с общим количеством участников более 5000. Используется индивидуальная видео раскладка
Отказоустойчивость и стабильность системы
Обеспечивается многосерверной инсталляцией системы, где медиа сервера располагаются в геораспеделенных датацентах, обеспечивающих минимальную задержку в сети при передаче данных в онлайн мероприятии, а так же выполняется резервирующая функция если медиа сервер по причине форс-мажора не будет доступен
Результаты
- В первый месяц работы:
- проведено встреч - 1570
- Пиковое количество участников - 4000+
- Текущая ежедневная нагрузка -55 мероприятий 1500 пользователей одновременно
- > 300 Среднее ежемесячное количество обращений в службу поддержки пользователей
- < 5 Минут скорость первичной реакции сотрудника СТП, на обращение пользователя
- Каждые 3 месяца мажорное обновление системы
- До 2 часов технологический перерыв на работы
- Файловое хранилище > 1ТБ в течение 4-го месяца использования платформы
Рекомендации при выборе платформы.
Представитель клиента, ИТ директор холдинга
При выборе платформы для удаленной коммуникации важно в первую очередь ориентироваться на необходимые вам инструменты и функциональность Чтобы принять окончательное решение, необходимо провести тестовый период. Только использование платформы в реальной среде позволит ясно представить, как будут протекать рабочие процессы