Как сохранять продуктивность и комфорт в онлайн-встречах

Видеоконференции стали незаменимым инструментом для предприятий всех размеров.

Виртуальные встречи не только улучшают вовлеченность и коммуникацию между участниками, но и делают совместную работу более эффективной и продуктивной, что в свою очередь способствует повышению общей производительности организации. Кроме того, видеосвязь позволяет эффективно решать различные задачи от поиска новых сотрудников и управления удаленными командами до проведением итоговых совещаний и заключением деловых сделок.

С ростом числа компаний, переходящих на удаленный формат работы, видеоконференции изменили подходы к общению, обучению и совместной деятельности.

Ключевую роль в этом случае играет комфортная атмосфера между участниками во время видеоконференций, поскольку она способствует более продуктивному взаимодействию, уменьшает уровень стресса и помогает участникам сосредоточиться на обсуждаемых вопросах.

 

Причины влияния видеоконференцсвязи на уровень стресса

Видеоконференции обладают множеством преимуществ, однако их широкое использование привело к возникновению ряда проблем, особенно в области психического здоровья.

Каким образом видеоконференция может вызывать у человека стресс? Тревожность проявляется как сильное чувство усталости и и истощения во время и после видеозвонка.

Чтобы глубже разобраться в этом вопросе, необходимо выделить отдельные возникающие проблемы и факторы при проведении онлайн-встречи, которые влияют на уровень стресса у участников:

1. Усталость, вызванная частым количеством онлайн-встреч. Постоянные видеозвонки могут приводить к психическому и физическому истощению. Усталость от экранного времени, необходимость постоянно быть "на виду" и поддерживать уровень концентрации может вызывать перегрузку и выгорание.
2. Возникновение технических проблем. Неполадки с интернет-соединением, проблемы с оборудованием (например, камера или микрофон) могут вызывать тревожность. Эти проблемы могут отвлекать от основных тем и создавать напряжение, особенно если они происходят во время важных обсуждений.
3. Сложность навигации по онлайн-платформе. Пользователи могут испытывать трудности в понимании, как работать с платформой из-за её сложной структуры, состоящей из множества функций и опций. Это может информационно перегружать участников встречи и затруднять освоение функционала при выполнении простых действий, таких как подключение и выход из онлайн-встречи или настройка звука и видео. В результате это может вызывать дополнительный стресс у пользователей.
4. Беспокойство из-за непрофессионального фона. Участники могут испытывать стресс из-за того, что их фоновая обстановка не соответствует профессиональному имиджу. Это может быть связано с беспорядком в комнате, неподходящим интерьером или другими отвлекающими элементами, которые могут вызвать негативное восприятие со стороны коллег.
5. Ограниченное время для подготовки к видеоконференции. Когда недостаточно времени, чтобы подготовиться к встрече (например, изучить материалы или настроить оборудование), это вызывает чувство тревоги. Нехватка времени на подготовку может привести к неуверенности в своих силах у участников и страху выглядеть некомпетентным.
6. Беспокойство о собственной внешности на камеру.  Переживание из-за своей внешности во время видеозвонков может привести к неуверенности, снижению самооценки и даже к избежанию участия в видеоконференциях. Это часто обусловлено беспокойством и страхом негативной оценки и критики со стороны окружающих.
7. Не соблюдение этикета во время видеоконференцсвязи. Неуместное поведение участников, например, разговоры в фоновом режиме или перебивания может создавать дискомфорт и отвлекать от основной темы онлайн-мероприятия. Это может также вызывать раздражение и негативные эмоции.

Влияние этих причин сказывается на продуктивности взаимодействия участников во время видеоконференций. Это может проявляться в следующих формах:

• Страх говорить во время онлайн-мероприятия.
• Беспокойство  в процессе общения.
• Забывчивость как при страхе сцены.
• Невозможность сосредоточиться на обсуждаемой теме из-за отвлекающих факторов.

 

Стратегии  снижения стресса в различных форматах онлайн-встреч

Форматы онлайн-встреч играют значительную роль в уровне стресса на участников. В зависимости от выбора они могут как облегчить, так и усложнить процесс общения, влияя на эмоциональное состояние участников. Правильный выбор формата способствует сохранению продуктивности участников на онлайн-встречах.

Рассмотрим универсальные стратегии снижения стресса при разных форматах онлайн-встреч:

• Предварительное ознакомление с функциями платформы: Наличие инструктажа по платформе видеоконференцсвязи помогает участникам чувствовать себя более уверенно и подготовлено. Это улучшает качество взаимодействия во время общения и снижает стресс, вызванного техническими трудностями.
• Интерактивные элементы: Включите опросы, групповые чаты и сессии вопросов и ответов в реальном времени. Это позволит участникам активно участвовать в процессе, снизит уровень стресса и сделает их более вовлеченными.
• Четкая структура и повестка: Предоставьте участникам заранее повестку онлайн-мероприятия с основными темами и временными рамками. Четкая структура помогает снизить уровень неопределенности и стресса, а так же дает возможность участникам подготовиться и лучше ориентироваться в содержании встречи.
• Доступ к записям и материалам: Предложите участникам доступ к записи и дополнительным материалам после онлайн-встречи. Это позволит им пересмотреть информацию в удобное время и снизить давление, связанное с необходимостью запомнить все детали во время онлайн-мероприятия.
• Обратная связь: Регулярно собирайте отзывы о формате и содержании онлайн-встреч, чтобы понимать, что можно улучшить и какие аспекты вызывают трудности у участников онлайн-мероприятия.

Эти стратегии обеспечивают комфортную и продуктивную атмосферу для всех участников видеоконференции.

 

Советы как эффективно проводить онлайн-встречи

С одной стороны, видеоконференцсвязь является важной частью коммуникационной стратегии организации, с другой слишком большое количество видеозвонков может приводить к значительному стрессу у сотрудников. Для избежания тревожности и сохранения продуктивности необходимо учитывать несколько факторов, которые позволят провести эффективное онлайн-совещание.

1. Соблюдайте правила поведения на онлайн-совещаниях

Установление четких правил поведения для участников поможет создать конструктивную среду взаимодействия. Соблюдение правил поведения охватывает:

• Включение/выключение микрофона во время общения, чтобы избежать посторонних шумов.
• Уважительное отношение к мнению других участников.
• Использование функции поднятия руки для организации вопросов и комментариев.
• Установку правил, касающихся времени и очередности выступлений.
• Запрет на использование мобильных телефонов и отвлекающих приложений во время встречи.

2.     Предварительно уведомите участников онлайн-совещания

Предварительное уведомление о встрече позволяет участникам подготовиться. Включите в объявление:

• Дату и время встречи.
• Цели и задачи совещания.
• Ссылку на видеоконференцию и инструкции по подключению.
• Повестку дня, чтобы участники знали, какие вопросы будут обсуждаться.

3.     Назначьте модератора

Модератор отвечает за управление встречей и соблюдение повестки. Его задачи включают:

• Ведение времени и контроль за соблюдением регламента.
• Поощрение взаимодействия всех участников.
•  Устранение конфликтов и управление обсуждениями.

4.     Устраивайте перерывы между видезвонками

Видеозвонки могут быть утомительными, поэтому перерыв между ними поможет:

• Снять напряжение и дать участникам возможность отдохнуть.
• Позволит участникам проверить свои заметки или подготовить вопросы для уточнения.

5.     Создавайте открытую корпоративную культуру

Создание культуры прозрачности и открытости способствует доверию и эффективному взаимодействию. Корпоративная культура открытости во время видеоконференции включает основные направления:

• Создании пространства (например, чат) для открытого обсуждения предложений и обратной связи от всех участников.
• Запись и протоколирование онлайн-встреч, которое обеспечивает доступ к информации для тех, кто не смог присутствовать.

 

Оцените свои методы общения и определите оптимальное сочетание подходов, которые помогут поддерживать продуктивность и заинтересованность вашей команды без стрессовых ситуаций.

 

Как платформа ВКУРСЕ создает комфортную среду во время видеоконференцсвязи для онлайн-общения

Платформа ВКУРСЕ устраняет сложности, связанные с проведением и участием в онлайн-мероприятиях, создавая комфортную и продуктивную атмосферу для взаимодействия. Это универсальное решение, которое выгодно предприятиям в самых разных отраслях.

ВКУРСЕ предлагает удобные и эффективные инструменты для комфортного проведения видеоконференций:

• Привлекайте и взаимодействуйте с участниками с помощью группового чата и опросов.
• Простой и интуитивно понятный интерфейс.
• Совместимость с операционными системами и поддержка любых платформ.
• Полная сертификация для работы с госструктурами и предприятиями любого размера.
• Высокий уровень защиты данных и максимальная технологичность.
• Возможность отправлять любые виды уведомлений на онлайн-мероприятия: e-mail, push, SMS-уведомления, автодозвон.
•  Все сервера находятся на территории РФ
• Различные формы поставки: SaaS, PaaS, Hybrid Cloud
• Возможность записи, стенографирования и вывод саммари мероприятий.

 

Создавайте с платформой ВКУРСЕ  комфортный стандарт общения в своей организации.

Мы рады предложить вам бесплатный 5-дневный тестовый период с тарифами «MEET 50» и «WEB-100». С этими тарифами вы сможете проводить встречи до 50 докладчиков одновременно и до 100 участников одновременно, а также получить доступ к хранилищу объемом до 5 ГБ.