Как организовать гибридное мероприятие с помощью ВКС
11 Ноября 2024
В настоящее время большое количество компаний предоставляет своим сотрудникам возможность совмещать работу в офисе и удаленную работу. Эти изменения в формате работы повлияли на трансформацию подхода проведения совещаний.
Гибридные мероприятия представляют собой ответ на изменения рабочего процесса. Такие встречи становятся связующим звеном для участников, находящихся в разных местах и часовых поясах, и особенно необходимы для сотрудников, работающих в удаленных офисах.
Высококачественная видеосвязь при проведении гибридного мероприятия имеет первостепенное значение для успешного сотрудничества и взаимодействия сотрудников.
Давайте рассмотрим подробнее гибридные мероприятия.
Что такое гибридное мероприятие?
Организация гибридных совещаний может быть более сложной задачей, чем проведение очных или полностью удаленных встреч. Такие встречи представляют собой новую форму сотрудничества в бизнесе, которая преодолевает разрыв между физическим и виртуальным взаимодействием.
Гибридное мероприятие — это тип совместной встречи, который объединяет два различных режима участия: очное и виртуальное, где некоторые члены команды присутствуют в физическом месте, например, в офисе, в то время как другие присоединяются онлайн с помощью программного обеспечения для видеоконференций. Все происходит в режиме реального времени, создавая ощущение, что все участники физически находятся в одном месте.
Гибридные встречи нацелены на достижение более доступного, удобного, гибкого и продуктивного взаимодействия между членами распределенной команды. Данный формат очень популярен, так как обеспечивает эффективность сотрудничества, баланс между работой и личной жизнью и человеческое общение, которое стремимся достичь в современном рабочем пространстве.
Гибридные мероприятия посредством видеоконференции предоставляют множество преимуществ как для компаний, так и для их сотрудников.
Преимущества гибридных мероприятий
Ниже приведены несколько причин, по которым организации выбирают и переходят на гибридные встречи:
- Доступность. Гибридные мероприятия предлагают виртуальный вариант участия. Это позволяет участникам мероприятия присоединиться из любой точки мира и повысить посещаемость встречи за счет удобного формата работы.
- Гибкость. Гибридные встречи обеспечивают гибкость в планировании времени, предлагая два формата участия: офлайн и онлайн присутствия на мероприятии с помощью видеоконференции. Это позволяет участвовать в мероприятии даже при отсутствии возможности присутствовать лично.
- Вовлеченность. Видеоконференцсвязь во время гибридных мероприятий предлагает различные интерактивные функции, такие как групповой чат, опросы и сеансы вопросов и ответов, демонстрация экрана, которые повышают взаимодействие посетителей.
- Экономичность. Гибридные встречи могут быть экономически выгодными с точки зрения эффективности финансовых расходов как для организаторов, так и для участников. Виртуальные участники могут экономить на транспортных расходах до офиса. В то же время с помощью гибридных мероприятий организаторы получают возможность привлечь более широкую аудиторию, так как не несут существенных затрат на командировочные расходы и имеют возможность сократить арендные площади, что особенно выгодно для крупных корпоративных компаний.
Виды гибридных мероприятий
Развитие и внедрение новых подходов в организации гибридных мероприятий требует четкого определения цели. Это позволяет организациям наилучшим образом адаптировать различные виды гибридных встреч в соответствии с потребностями и ожиданиями участников. К основным видам гибридных встреч можно отнести:
- Работа в небольших командах. Видеоконференцсвязь позволяет офлайн и онлайн участникам обмениваться идеями, совместно принимать решения и работать над проектами.
- Совещание. Включение как физических, так и удаленных членов команды посредством видеосвязи в совещания для обсуждения и принятия решений, формулирование стратегии, отчетности и составления плана развития компании.
- Промоакции и демонстрация продуктов. Возможность продвижения продукции по видеоконференцсвязи с участием аудитории присутствующей лично на мероприятии, так и в онлайн-среде.
- Конференции, лекции и семинары. Научно-образовательные мероприятия, на которых спикеры выступают перед живой аудиторией в зале, а также могут одновременно транслировать выступление в режиме онлайн для студентов, смотрящих мероприятие через интернет.
- Круглые столы и панельные дискуссии. Эксперты собираются для обсуждения различных тем в физическом пространстве с возможностью подключения удаленной аудитории.
- Мастер-классы. Ведущий обучает аудиторию практическим навыкам и знаниям, используя технологию видеоконференции для связи с удаленными участниками.
Существует два основных формата гибридных мероприятий с использованием видеоконференцсвязи по принципу участия:
- Симметричный. Физические и удаленные участники могут полноценно взаимодействовать друг с другом в реальном времени. Все участники слышат и видят друг друга, могут задавать вопросы, обсуждать темы, создавая атмосферу общения, близкую к личной встрече. Это может быть реализовано с помощью таких функций: попросить слово через функцию поднятия руки, обмен сообщениями в групповом чате.
- Ролевой. Аудитория делится на две группы — участники, которые слышат и видят докладчиков, и сами докладчики. Докладчиков назначает модератор и организатор гибридной встречи. Расширенные функции позволяют модератору включать и отключать микрофон, модерировать групповой чат.
Советы по организации гибридного мероприятия
К организации гибридного мероприятия необходимо подходить взвешенно и продуманно. Вот несколько поэтапных полезных рекомендаций, которые подскажут как с помощью видеоконференции организовать гибридное мероприятие и поддержать высокую вовлеченность участников.
Предварительная подготовка
Перед началом гибридного мероприятия проверьте все оборудование, такое как камеры, микрофоны, дисплеи и освещение, чтобы исключить технические проблемы. Кроме того, проведите тестовую встречу с членами команды, чтобы имитировать реальный опыт гибридной встречи. Тестовая встреча позволит заранее выявить возможные проблемы с подключением, поможет участникам заранее ознакомиться с функциями платформы видеоконференции и обсудить регламент встреч. Затем заранее отправьте приглашение на встречу, предоставив четкие данные о дате, времени, месте проведения. Обеспечьте инструкции виртуальным участникам о том, как присоединиться к встрече через ссылку на видеоконференцию или идентификатор встречи.
Перед началом гибридного мероприятия проверьте все оборудование, такое как камеры, микрофоны, дисплеи и освещение, чтобы исключить технические проблемы. Кроме того, проведите тестовую встречу с членами команды, чтобы имитировать реальный опыт гибридной встречи. Тестовая встреча позволит заранее выявить возможные проблемы с подключением, поможет участникам заранее ознакомиться с функциями платформы видеоконференции и обсудить регламент встреч. Затем заранее отправьте приглашение на встречу, предоставив четкие данные о дате, времени, месте проведения. Обеспечьте инструкции виртуальным участникам о том, как присоединиться к встрече через ссылку на видеоконференцию или идентификатор встречи.
Во время проведения встречи
На этапе проведения встречи необходимо назначить организатора и модератора мероприятия. Установите повестку и правила встречи, во время реагируйте на технические вопросы участников, повышайте взаимодействие между участниками с помощью интерактивных функций платформы видеоконференции, включите запись и протоколирование встречи.
После проведения мероприятия
Поделитесь записью встречи, презентациями и другими сопутствующими документами со всеми участниками гибридного мероприятия. Соберите обратную связь с помощью опросов и отзывов о продуктивности мероприятия, проанализируйте структуру встречи и внесите улучшения в последующие гибридные мероприятия.
Используйте платформу ВКУРСЕ для быстрого и удобного проведения гибридного мероприятия
Успех в организации и проведении гибридных мероприятий определяется использованием качественной платформы видеоконференции. Платформа ВКУРСЕ имеет множество положительных опций:
- Хранение персональных данных на территории РФ и полная сертификация для работы с госсектором и компаниями разного размера
- Легкое подключение к мероприятию участников по ссылке через браузер с мобильного устройства и ПК, без скачивания приложения
- Встроенный планировщик мероприятия
- Широкий функционал: файловый обмен в чате, демонстрация экрана, функция белой доски и групповой чат.
- Возможность видеозаписи и стенографирования мероприятия.
- Обучение работе с платформой и техподдержка 24/7.
- Сбор статистики посещения с возможностью экспорта данных
- Возможность коммуникации в малых группах
- Оптимальная стоимость тарифов. Все типы мероприятий в одном тарифе
Выгодное условие включает бесплатный 5-дневный пробный период по двум тарифным планам «MEET 50» до 50 докладчиков одновременно и «WEB-100» до 100 участников одновременно.